Vyhlásenie O Ochrane Osobných Údajov Poskytnutých Pre Personálne Účely

Issue: 17 May 2018

1. Prehľad

Rešpektujeme práva jednotlivcov na súkromie a zaväzujeme sa zaobchádzať s osobnými informáciami zodpovedne a v súlade s platnými právnymi predpismi. Je dôležité, aby ste si pozorne prečítali toto oznámenie o ochrane osobných údajov (ďalej len „oznámenie o ochrane osobných údajov“), pretože stanovuje, ako spoločnosť Cushman & Wakefield (ďalej len „C&W“ a „my“ vo všetkých gramatických tvaroch) spracúva vaše osobné údaje pri žiadosti o prácu alebo inú pozíciu s nami, a informuje o právach, ktoré máte v súvislosti s týmito informáciami. Termín „uchádzači“ sa v tomto oznámení o ochrane osobných údajov používa na to, aby označoval každého, kto sa uchádza o zamestnanie alebo kto sa inak usiluje o prácu u nás alebo pre nás (či už trvalo alebo nie). 

Ak máte akékoľvek pripomienky alebo otázky týkajúce sa tohto oznámenia o ochrane osobných údajov, kontaktujte nás prostredníctvom kontaktných údajov uvedených v časti 9 nižšie.

2. Typy osobných informácií, ktoré získavame pri vašej žiadosti 

Informácie, ktoré získavame automaticky

Môžete navštíviť časť venovanú náboru na našich stránkach (ďalej len „internetové stránky“) a vyhľadať pracovné pozície bez poskytnutia osobných údajov. Keď navštívite naše internetové stránky, môžeme z vášho zariadenia automaticky získavať určité informácie. Ďalšie informácie nájdete v oznámení o ochrane osobných údajov, ktoré sa vzťahuje na používanie našich internetových stránok. 

Upozorňujeme tiež, že používanie našich internetových stránok sa riadi našimi zmluvnými podmienkami.

Osobné údaje získané od vás 

V súlade s platnými právnymi predpismi typy osobných informácií, ktoré získavame a používame pri žiadosti o pracovné miesto a počas procesu náboru v spoločnosti C&W zahŕňajú (okrem iného):

  • identifikačné údaje a kontaktné údaje – vrátane vášho mena, adresy, e-mailovej adresy, telefónneho čísla a ďalších kontaktných údajov, pohlavia, dátumu narodenia, štátnej príslušnosti, štátnych identifikačných údajov (ako je číslo občianskeho preukazu/pasu, číslo sociálneho zabezpečenia).
  • históriu zamestnania – napríklad predchádzajúcich zamestnávateľov a názvy pracovných funkcií/pracovných pozícií.
  • základné informácie – ako sú akademické/odborné kvalifikácie, kvalifikácie v zamestnaní, vzdelanie, podrobnosti uvedené vo vašom životopise (ktoré môžu obsahovať podrobnosti o všetkých členstvách alebo záujmoch predstavujúcich citlivé osobné informácie), prepisy a odporúčania zo zamestnaní.
  • údaje vašich uvedených odporúčajúcich osôb (vrátane ich mena, kontaktných údajov, zamestnávateľa a pracovnej úlohy).
  • podrobnosti o vašom prisťahovaleckom/vízovom štatúte.
  • predchádzajúce žiadosti/pozície (informácie týkajúce sa predchádzajúcich žiadostí, ktoré ste predložili skupine C&W a/alebo predchádzajúcej histórie zamestnania v skupine C&W).
  • informácie v žiadosti o zamestnanie (napríklad pozície, o ktoré sa uchádzate, vašu žiadosť o prácu a súvisiacu dokumentáciu/komunikáciu, sprievodné listy, informácie z rozhovorov a záznamy telefonátov, žiadosti o náhradu/výhody a informácie o premiestnení).
  • dohľad pomocou priemyselných kamier/vstupu do budovy – upozorňujeme, že na účely návštevy v priestoroch spoločnosti C&W (napr. na účely pohovoru) môžeme zaviesť dohľad pomocou priemyselných kamier a/alebo vstupu do budovy (ktoré zahŕňajú spracúvanie záznamov z priemyselnej kamery a/alebo iné osobné informácie, ako je meno návštevníka a čas vstupu do budovy) na účely bezpečnosti a presadzovania práva, na vytvorenie, uplatnenie alebo obranu našich zákonných práv a/alebo na ochranu životne dôležitých záujmov akejkoľvek osoby. 
  • dalšie informácie, ktoré ste dobrovoľne poskytli v priebehu celého procesu, a to aj prostredníctvom hodnotiacich centier/cvičení a pohovorov. 

Získame váš výslovný súhlas na spracúvanie akýchkoľvek uvedených osobných údajov, ak to vyžadujú právne predpisy.

Všeobecne platí, že počas procesu náboru nezískavame ani nespracúvame žiadne z nasledujúcich informácií: informácie, ktoré odhaľujú váš rasový alebo etnický pôvod, náboženské, politické alebo filozofické presvedčenie alebo členstvo v odboroch, genetické údaje, biometrické údaje na účely jedinečnej identifikácie ani informácie týkajúce sa vášho zdravotného/sexuálneho života, pokiaľ to príslušné právne predpisy nepovoľujú alebo v prípade potreby nevyžadujú (ďalej len „citlivé osobné údaje“). 

Za určitých okolností v povolenom rozsahu a v súlade s platnými právnymi predpismi bude možno potrebné, aby sme na základe dobrovoľného zverejnenia získali niektoré citlivé osobné údaje na legitímne účely týkajúce sa náboru: napríklad informácie o vašom rasovom/etnickom pôvode, pohlaví a zdravotnom postihnutí na účely monitorovania rovnosti príležitostí, dodržiavania antidiskriminačných alebo iných právnych predpisov a povinností vykazovania štátnym orgánom (akékoľvek výkazy, ktoré v tejto súvislosti vytvoríme, vás nebudú priamo identifikovať, pokiaľ to od nás nevyžadujú právne predpisy), alebo informácie o vašom fyzickom alebo duševnom stave, aby sme zvážili prispôsobenie procesu náboru alebo vo fáze pracovnej ponuky na účely vykonania akýchkoľvek potrebných prispôsobení pre danú pracovnú pozíciu. Počas procesu náboru môžete poskytnúť dobrovoľne ďalšie citlivé osobné údaje. 

Osobné údaje získané z iných zdrojov a prevádzka talentového fondu

Môžeme získané osobné údaje inak než priamo od vás, napríklad:

  • informácie poskytované náborovými agentúrami alebo agentúrami pre vyhľadávanie,
  • odporúčania poskytnuté odporúčajúcimi osobami,
  • ďalšie informácie poskytnuté alebo potvrdené akademickými inštitúciami a poskytovateľmi školení alebo certifikácie,
  • údaje o trestných záznamoch získané prostredníctvom kontrol registra trestov (v niektorých krajinách, kde sú takéto kontroly povolené platnými právnymi predpismi a kde sa vykonávajú), 
  • informácie poskytované agentúrami na osobnú previerku a inými držiteľmi externých databáz (napríklad úverové referenčné agentúry a registre profesionálnych/iných sankcií), 
  • informácie získané z verejne dostupných zdrojov vrátane akýchkoľvek profesionálnych platforiem sociálnych médií, ktoré používate, alebo iných informácií dostupných online,
  • od iných spoločností skupiny C&W na účely uvedené v tomto oznámení o ochrane osobných údajov.

(v každom prípade, ak je to prípustné a v súlade s platnými právnymi predpismi vrátane akýchkoľvek požiadaviek týkajúcich sa získania vášho súhlasu a v prípade kontroly v registri trestov, použitie agentúr na osobnú previerku a získavanie informácií z verejne dostupných zdrojov, kde je to odôvodnené odkazom na pracovnú pozíciu, budú vám poskytnuté ďalšie informácie pred uskutočnením takýchto kontrol.) 

Ak je vaša žiadosť neúspešná, pridáme vaše osobné údaje do nášho talentového fondu na účely vytvorenia profilu o vás. Osobné údaje, ktoré nám poskytnete, môžeme kombinovať s informáciami získanými od tretích strán vrátane verejne dostupných zdrojov na tieto účely (napríklad verejne dostupné platformy, na ktorých zverejníte profesionálny profil). 

Tieto informácie o profile si ponecháme na určitý čas (ako je uvedené nižšie v časti 6) s cieľom identifikovať pracovné príležitosti, ktoré pre vás môžu byť priebežne vhodné, a s cieľom kontaktovať vás o takýchto príležitostiach (a zabezpečiť, aby sme vás nekontaktovali znovu vo vzťahu k rovnakými alebo podobnými úlohami). Môžete kedykoľvek odvolať súhlas so svojím zaradením do talentového fondu, a to tak, že napíšete na e-mailovú adresu v časti 9 nižšie. Ak to vyžadujú právne predpisy, získame váš súhlas predtým, než vaše osobné údaje zahrnieme do talentového fondu.

3. Účely spracúvania osobných údajov

Získavame a používame tieto osobné informácie na riadenie našich aktivít spojených s náborom, na účely organizačného plánovania na celom svete, ako aj na dodržiavanie platných právnych predpisov a nariadení. V dôsledku toho používame vaše osobné údaje na identifikáciu a získanie nových talentov, na určenie vašich kvalifikácií a na dosiahnutie rozhodnutia o prijatí do zamestnania a všeobecne na riadenie a zlepšovanie našich postupov náboru a prijímania zamestnancov. To zahŕňa posúdenie vašich schopností, kvalifikácie a základných údajov pre určitú pozíciu, prípravu pohovorov a testov, overovanie vašich informácií, vykonanie našich referenčných kontrol alebo osobných previerok (kde je to možné), všeobecné riadenie procesu prijímania a komunikácie s vami. 

Ak ste prijatí na pracovnú pozíciu v spoločnosti C&W, informácie získané počas procesu náboru budú tiež použité na pomoc pri procese pri nástupe do zamestnania (vrátane vytvorenia prístupu do systémov a prípravy na zavedenie) a budú súčasťou vášho priebežného záznamu zamestnanca (ak je to relevantné pre prebiehajúci pracovný pomer). 

4. Komu poskytujeme vaše osobné údaje a prenosy do zahraničia

Zabezpečíme, aby bol prístup k osobným údajom umožnený len: (i) tým, ktorí požadujú takýto prístup na plnenie svojich úloh a povinností; (ii) spoločnostiam našej skupiny na spracúvanie v súlade s týmto oznámením o ochrane osobných údajov; a (iii) za ostatných okolností opísaných nižšie v tejto časti. Vždy, keď povoľujeme tretej strane prístup k osobným údajom, vykonáme príslušné opatrenia na zabezpečenie toho, aby sa informácie používali spôsobom, ktorý je v súlade s týmto oznámením o ochrane osobných údajov a aby bola zachovaná bezpečnosť a dôvernosť informácií. 

Prenosy do iných spoločností skupiny

Vaše osobné informácie poskytujeme ostatným členom skupiny C&W na spracúvanie v súlade s účelmi uvedenými v tomto oznámení o ochrane osobných údajov. 

Prenosy poskytovateľom služieb tretích strán

Môžeme sprístupniť určité osobné informácie tretím stranám, ktoré poskytujú služby súvisiace s náborovým procesom, vrátane:

  • náborovej agentúry alebo agentúry pre vyhľadávanie zapojenej do vášho náboru, 
  • poskytovateľov osobnej previerky v rámci krajiny alebo iných poskytovateľov previerok a príslušných miestnych agentúr na kontrolu registra trestov (ak je to relevantné),
  • poskytovateľov IT služieb, t. j. uchovávanie údajov, poskytovatelia IT aplikácií/nástrojov, vývojári IT a poskytovatelia podpory a poskytovatelia hostingových služieb vo vzťahu k našim internetovým stránkam o kariérach. 

Ďalšie informácie o spoločnostiach skupiny a poskytovateľoch služieb IT, ktorí môžu spracúvať vaše osobné údaje (a ich umiestnenia), možno poskytnúť na požiadanie prostredníctvom kontaktných údajov uvedených nižšie. Títo poskytovatelia služieb sa môžu v priebehu času meniť, ale vždy sa budeme snažiť zabezpečiť, aby tretie strany, ktoré spracúvajú vaše osobné informácie, tak robili spôsobom, ktorý je v súlade s týmto oznámením o ochrane osobných údajov a v súlade s platnými právnymi predpismi o ochrane údajov. 

Tiež môžeme poskytnúť osobné informácie tretím stranám z iných zákonných dôvodov vrátane prípadov:

  • keď ste uviedli svoj súhlas,
  • dodržiavania svojich zákonných povinností vrátane prípadného dodržiavania právnych predpisov, nariadení alebo zmlúv, alebo reagovania na súdny príkaz, správny alebo súdny proces, okrem iného aj vrátane predvolania, štátneho auditu alebo príkazu na prehliadku,
  • reagovania na zákonné požiadavky verejných orgánov (vrátane daňových, prisťahovaleckých, zdravotných a bezpečnostných úradov, registrov spoločností, vnútroštátnej bezpečnosti alebo presadzovania práva), 
  • poskytnutia príslušným regulačným úradom, pokiaľ spoločnosť C&W navrhuje poskytnúť vám regulovanú odbornú prípravu ako súčasť potenciálnej pracovnej pozície,
  • keď je nevyhnutné zriadiť, uplatniť alebo obhajovať potenciálne, hroziace alebo skutočné právne nároky,
  • ak je to potrebné na ochranu vašich životných záujmov alebo záujmov inej osoby, a/alebo
  • v súvislosti s predajom, priradením alebo iným prevodom celej alebo časti našej činnosti.

V niektorých prípadoch môže uvedené poskytovanie viesť k tomu, že vaše osobné údaje budú prevedené na medzinárodnej úrovni, a to aj z Európskeho hospodárskeho priestoru do krajiny mimo neho. Tieto krajiny môžu mať právne predpisy o ochrane údajov, ktoré sa líšia od právnych predpisov vašej krajiny (a v niektorých prípadoch nemusia byť poskytovať rovnakú úroveň ochrany).

Konkrétne, servery pre naše internetové stránky sa nachádzajú v Spojených štátoch amerických a naše spoločnosti a poskytovatelia služieb tretích strán pôsobia na celom svete. To znamená, že keď získavame vaše osobné údaje, môžeme ich spracúvať v ktorejkoľvek z týchto krajín. Používame napríklad náborovú platformu, ktorá zahŕňa spracúvanie osobných údajov o prijímaní do zamestnania v USA.

Uskutočňujeme však kroky na ochranu vašich osobných údajov v súlade s týmto oznámením o ochrane osobných údajov. Patria k nim zavedenie štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie (podľa článku 46 ods. 2 všeobecného nariadenia o ochrane údajov) týkajúcich sa prenosu osobných údajov do nášho ústredia v USA. Naše štandardné zmluvné doložky možno poskytnúť na požiadanie. 

V kontexte určitých dohôd s našimi externými poskytovateľmi služieb sa spoliehame na registráciu takýchto poskytovateľov služieb v rámci štítu ochrany osobných údajov medzi EÚ a USA (podľa článku 45 všeobecného nariadenia o ochrane údajov) a na požiadanie je možné poskytnúť ďalšie podrobnosti.

5. Právny základ pre spracúvanie osobných údajov

Podľa európskych právnych predpisov o ochrane osobných údajov je našim právnym základom na spracúvanie vašich osobných údajov v rámci procesu náboru: 

  • dodržiavanie príslušných právnych predpisov a nariadení o prisťahovalectve a/alebo zamestnanosti, 
  • prijatie opatrení pred uzatvorením pracovnej zmluvy s vami, kde ste považovaní za zamestnanca, 
  • ochrana práv a záujmov skupiny C&W, našich zamestnancov, uchádzačov a iných, podľa požiadaviek a povolení podľa platných právnych predpisov,
  • váš dobrovoľný súhlas,
  • naše legitímne záujmy (ktoré sú zhrnuté v časti 3) (ktoré nie sú menej dôležité ako vaše záujmy týkajúce sa ochrany údajov alebo základné práva a slobody, najmä vzhľadom na záruky, ktoré sme zaviedli, ako napríklad tie, ktoré sú uvedené v časti 4 vyššie).

Môžete sa rozhodnúť neposkytnúť nám osobné údaje. Ak však nie je uvedené inak, ak od vás požadujeme informácie, je potrebné dodržať zákonnú požiadavku alebo zvážiť vhodnosť pre ponúkanú pracovnú pozíciu. 

Ak máte otázky alebo potrebujete ďalšie informácie týkajúce sa právneho základu, podľa ktorého získavame a používame vaše osobné údaje, kontaktujte nás prostredníctvom kontaktných údajov uvedených v časti 9 nižšie. 

6. Obdobia uchovávania údajov

Osobné údaje budú uchovávané v súlade s platnými právnymi predpismi a tak dlho, ako je potrebné na vykonanie účelov popísaných v tomto oznámení o ochrane osobných údajov alebo sa inak požaduje v súlade s príslušnými právnymi predpismi. 

Ak je vaša žiadosť neúspešná a neodvoláte svoj súhlas so zahrnutím svojich osobných údajov do nášho fondu talentov, vaše informácie o profile budeme uchovávať 12 mesiacov od dátumu odoslania vašej žiadosti (alebo najnovšej aktualizácie vašich údajov, ktorú poskytnete). Pred vymazaním informácií vo vašom profile vám môžeme poslať pripomienku, aby sme vám poskytli možnosť uchovávať vaše osobné údaje v našom fonde talentov po uvedenom období. Ak budete súhlasiť, budeme uchovávať vaše osobné informácie na ďalších 12 mesiacov. V prípade, že to vyžadujú príslušné právne predpisy v konkrétnej krajine v oblasti Európy, Blízkeho východu a Afriky, získame váš výslovný súhlas s vložením vašich údajov do fondu talentov.

Ak vykonávame previerku na určité pozície (ak to bude možné a v súlade s platnými právnymi predpismi), zničíme informácie získané preverovaním čo najskôr alebo v každom prípade do 6 mesiacov (uchovávame len záznamy o výsledku). 

Vo všeobecnosti nebudeme mať záznamy o náboroch nad rámec zákonného obdobia, v ktorom možno uplatniť nárok vyplývajúci z procesu náboru, pokiaľ neexistuje jasný obchodný dôvod na presiahnutie tohto obdobia.

8. Vaše práva na ochranu osobných údajov

Ak sa uplatňujú európske právne predpisy o ochrane údajov, môžete uplatniť práva, ktoré máte k dispozícii podľa týchto právnych predpisov, takto:

  • Ak si želáte opraviť, aktualizovať svoje osobné údaje, požiadať o ich vymazanie alebo pristupovať k nim, môžete to kedykoľvek urobiť tak, že nás kontaktujete pomocou kontaktných údajov uvedených v časti 9 nižšie. 
  • Môžete namietať proti spracúvaniu svojich osobných údajov a požiadať nás o obmedzenie spracúvania svojich osobných údajov alebo požiadať o ich prenos. Opäť to môžete urobiť tak, že nás kontaktujete pomocou kontaktných údajov uvedených v časti 9 nižšie. 
  • Ak spracúvame vaše osobné údaje na základe vášho súhlasu, môžete svoj súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie vášho súhlasu nebude mať vplyv na zákonnosť akéhokoľvek spracúvania, ktoré sme vykonali pred odvolaním súhlasu, ani nebude mať vplyv na spracúvanie vašich osobných informácií vykonávaných na základe iných zákonných dôvodov spracúvania ako súhlas.
  • Máte právo podať sťažnosť úradu pre ochranu údajov ohľadne nášho získavania a používania vašich osobných údajov. Ďalšie informácie získate od miestneho úradu pre ochranu údajov. 

Reagujeme na všetky žiadosti, ktoré dostávame od osôb, ktoré chcú uplatniť svoje práva týkajúce sa ochrany údajov v súlade s platnými právnymi predpismi o ochrane osobných údajov.

9. Kontaktné údaje

Akékoľvek otázky alebo žiadosti týkajúce sa tohto oznámenia o ochrane osobných údajov pošlite na adresu: privacyemate@cushwake.com. Ak sa nachádzate v Nemecku, môžete kontaktovať zodpovednú osobu spoločnosti C&W v Nemecku. Kontaktné údaje našej zodpovednej osoby v Nemecku nájdete tu